Kritische succesfactoren bij implementatie van Smart Glasses
Zorgorganisaties aan het woord
Ouderenzorgorganisatie Thebe is gestart met de Smart Glasses. Sinds kort ook op locatie IJpelaar en bij de wijkverpleging in Oosterhout. De ene implementatie verloopt beter dan de andere terwijl het dezelfde organisatie betreft. Hoe kan dat en wat kan daarvan geleerd worden? Daarover gaat dit artikel.
Even voorstellen
Eric Heirman heeft een achtergrond als ICT-er en verpleegkundige en is adviseur zorgtechnologie. Binnen het project Smart Glasses op locatie IJpelaar heeft hij de rol van
projectleider.
Melissa van Wijngaarden is verpleegkundige in het leerteam van Oosterhout in de wijk en is naast leerlingbegeleider ook ambassadeur voor de Smart Glasses. Zij begeleidt het project samen met collega Sharon, wijkverpleegkundige.
Inzet en eerste ervaringen
In het wijkteam wordt de Smart Glasses gebruikt voor opleiden. Melissa kijkt mee met de leerlingen om ondersteuning en begeleiding op afstand te bieden. De implementatie verloopt goed en men is enthousiast over de inzet, zowel de leerlingen als begeleiders. Er wordt concrete reistijd bespaard, Melissa kan gelijktijdig in het dossier rapporteren, leerlingen voelen zich zekerder en worden bovendien niet op hun vingers gekeken. Ook is er meer rust bij cliënten.
Bij locatie IJpelaar is op diverse afdelingen gestart met wondzorg, onbegrepen gedrag en artsenvisites. Na de goede start zijn een aantal collega’s uit het project vertrokken en is er weinig tijd beschikbaar door diverse andere prioriteiten in het primaire proces. Op dit moment gebruikt men de bril nog actief in een leerteam.
Wat is nu precies de succesfactor (of niet)?
- – In de wijk ervaart men meteen meerwaarde omdat het tijd bespaart, naast de andere benoemde voordelen. Intramuraal ligt dit anders. Hier is de begeleider vaak op locatie, waardoor weinig tot geen (reis)tijd wordt bespaard.
- Wijkzorgteams zijn voornamelijk zelfsturend en er is een groot gevoel van eigenaarschap. “Je zult wel moeten als je meestal alleen werkt”, aldus Melissa.
- – Er zijn ‘aandachtsvelders zorgtechnologie’ benoemd door het wijkteam. Op deze manier worden collega’s getriggerd om met zorgtechnologie aan de slag te gaan en kunnen laagdrempelig vragen worden gesteld.
- – Omdat beide projecten nog in de experimentele fase zitten, zijn van tevoren geen concrete doelstellingen geformuleerd. “Als er echter geen concrete afspraken worden gemaakt, gebeurt er vaak ook niets en kun je het project lastig aansturen. Denk van tevoren goed na over wat het tot een succes kan maken en stel concrete doelen, ook in deze oefenfase”, aldus Eric.
- – Maak een gezamenlijke planning voor het gebruik van de eerste 4 weken met een verplichte afsluitende evaluatie (formulier). “Deze ervaringen worden standaard gedeeld tijdens de overleggen, zowel successen als uitdagingen, zodat er meteen kan worden geschakeld”, geeft Melissa aan. “Op die manier doe je het écht met elkaar en wordt het gebruik gestuurd. Door het zien van kansen en creatief denken kan worden doorgepakt bij tegenslagen.
Welke randvoorwaarden zijn nog meer belangrijk voor een succesvol project?
Een duidelijke rolverdeling in het projectteam (projectleider, ambassadeur(s) en beheerder) en het betrekken van de juiste collega’s/afdelingen. Denk hierbij aan ICT, (locatie)managers, communicatie en bestuur. Op deze manier kan na het experimenteren met de brillen, ook het zorgproces worden herzien en kan de bril daadwerkelijk worden geïmplementeerd.
“Het is goed om de verschillende lagen van de locatie bij de aftrap te betrekken en de inzet van de Smart Glasses te koppelen aan je visie, de bedoeling, om het eigenaarschap en het doel goed weg te zetten”, tipt Eric.
Tijd! Tijd voor het gehele project, van voorbereiding tot training en van evaluatie tot implementatie. Een goede basis in het team is daarbij belangrijk.
Wat waren tot nu toe de grootste uitdagingen?
Eigenlijk zit dat vooral in het aanzetten en gebruiken van de Smart Glasses. Vooral minder digivaardige collega’s hebben moeite met het in- en uitloggen. “Vaak doen we dan de eerste paar keer samen”, zegt Melissa, “wat wel even meer tijd kost, maar uiteindelijk levert het op
dat zij het zelf kunnen.”
“Bij ons zijn wat technische uitdagingen geweest met het netwerk en binnenkomende mails vanuit Genzõ. Om deze reden adviseer ik ICT vanaf het begin te betrekken, waardoor dit soort problemen adequaat kunnen worden verholpen”, geeft Eric aan. “Zorg daarbij voor goede informatievoorziening”
Hebben jullie nog tips voor 1Minuut?
Er is vraag naar (korte) instructievideo’s, bijvoorbeeld voor het aanzetten van de bril en inloggen met Genzõ.
Maak kleine geplastificeerde kaartjes van de verkorte handleiding om bij de Smart Glasses neer te leggen, zodat medewerkers dit snel nog even kunnen bekijken.
Reactie 1Minuut: Met de komst van Genzõ 4.0 hopen we de eerste stappen te hebben gezet in het optimaliseren van het gebruikersgemak. Daarnaast onderzoeken we momenteel de mogelijkheden voor een vereenvoudigde wijze van inloggen op de Smart Glasses.