• info@gezondheidszorgzonderafstand.nl
  • West-Brabant
header Implementation2

Implementatieplan zorgorganisaties

Voordat kan worden gesproken over implementeren, dient eerst goed nagedacht te worden wat nodig is om succesvol te implementeren. Elke implementatie is namelijk anders, dat heeft te maken met verschillende factoren, namelijk mensen, locatie, ervaring, kennis etc. Omdat iedere situatie anders is, is het belangrijk dat bij elke implementatie opnieuw wordt gekeken naar deze factoren om hier de doelstellingen op af te stemmen.

Alvorens de implementatie te starten is het nodig om eerst als projectgroep een algemeen beeld te schetsen van het doel van de implementatie, de huidige situatie, de gewenste situatie en wat er voorbereid moet worden. Hieronder staan deze stappen beschreven.

 

  1. Doelstelling implementatie bepalen.

Beschrijf SMART wat de hoofddoelstelling is van de implementatie. Dus omschrijf wat er met de implementatie bereikt moet worden. Geef antwoord op de vraag; ‘Wanneer is de implementatie succesvol?’.

Let op, het inzetten van de Smart Glasses is geen doel. Het beoogde resultaat wat wordt behaald door het inzetten van de Smart Glasses vormt de doelstelling. Kortom het gebruik van de Smart Glasses maakt het mogelijk om de doestelling te realiseren.

 

  1. Huidige situatie

Beschrijf de huidige situatie. Geef aan hoe de processen nu lopen en welke werkzaamheden worden uitgevoerd en op welke wijze.

 

  1. Gewenste situatie

Beschrijf de gewenste situatie voor implementeren én de gewenste situatie na implementatie.

Geef antwoord op de vraag: ‘Wat is de ideale situatie om te starten met implementeren? en Waar moet aan voldaan zijn om te kunnen starten?’. Benoem hier de randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Als dit concreet staat beschreven is duidelijk of en wanneer overgegaan kan worden tot implementatie.

Geef antwoord op de vraag: ‘Hoe ziet de ideale situatie eruit na implementatie?’. Benoem hierbij enkele subdoelstellingen om focus te bewaren tijdens de implementatiefase.

 

  1. GAP-analyse

Maak een GAP-analyse. Dit is een overzicht van de verschillen tussen de huidige en de gewenste situatie en de mogelijkheden om die verschillen te overbruggen. Beschrijf in deze analyse wat er nodig is om de gewenste situatie voor implementatie te creëren.

Dit leidt tot een concrete lijst met acties die uitgevoerd moeten worden om aan de eerder opgestelde randvoorwaarden te voldoen alvorens over te kunnen gaan tot implementatie.

 

  1. Voorbereiding implementatieproces

Wanneer de hoofddoelstelling en subdoelstellingen geformuleerd zijn en de actielijst concreet is opgesteld, kan over worden gegaan op het voorbereiden van de implementatie. Dit houdt in dat de acties daadwerkelijk uitgevoerd worden om aan de randvoorwaarden voor het starten van de implementatie te voldoen. Deze voorwaarden kunnen bestaan uit het onderzoeken of de formatie op locatie in orde is, iedereen geïnformeerd is en op de hoogte is van het doel van de implementatie, voldoende budget etc.

Hierbij wordt een implementatie aanpak opgesteld, dit bestaat uit het formeren van de projectgroep, het opstellen van het communicatieplan en het inplannen van de overlegstructuur etc.

 

Implementatie-aanpak

Wanneer aan alle randvoorwaarden wordt voldaan is de gewenste situatie gecreëerd waarin de implementatie kan starten. De implementatie bestaat uit fases. Hieronder wordt per fase beschreven welke activiteiten ondernomen worden.

 

Stap 1. Kennismaken

  • Locatiemanagement informeren over het doel van het project
  • Huidige situatie in kaart brengen
  • Toetsen of aan de randvoorwaarden voor start van implementatie wordt voldaan
  • Bepalen start implementatie

 

Stap 2. Voorbereiden

  • Projectgroep formeren
  • Rollen en verantwoordelijkheden afstemmen
  • Plan van aanpak met actielijst en planning opstellen

 

Stap 3. Afstemmen

  • Plan van aanpak afstemmen met projectgroep op locatie
  • Afstemming rolverdeling
  • Afstemmen trainingsmethode en planning

 

Stap 4. Trainen

  • Trainingen verzorgen op basis van de afgestemde trainingsmethode
  • Ambassadeurs en projectleden geven of ondersteunen de trainingsmomenten

 

Stap 5. In gebruik nemen  

  • Start gebruik Smart Glasses door medewerkers in de afgestemde werkprocessen
  • Ambassadeurs en coördinatoren sturen op het gebruik van de Smart Glasses

 

Stap 6. Evaluatie en voortgang

  • Evalueren inzet Smart Glasses door projectgroep, ambassadeurs en managers zorg
  • Evalueren gebruik Smart Glasses door medewerkers tijdens teamoverleg
  • Sturen en bewaken van de voortgang door ambassadeurs en locatiemanagement

 

Stap 7. Borgen

  • Werkafspraken vastleggen
  • Sturen op deze werkafspraken
  • Overgaan tot zelfstandige sturing op locatie
  • Verantwoordelijke aanstellen voor het sturen op de gemaakte werkafspraken

 

Stap 8. Continueren borgen

  • Sturing op geformuleerde doelstellingen door Managers Zorg

 

Bij afronding van elke stap dient gecontroleerd te worden of dat wat is uitgevoerd en is opgeleverd in lijn is met de eerder gestelde doelen en vooraf vastgestelde randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie.

Indien dit niet het geval is, dient de initiële projectopdracht en bijbehorende doelstellingen opnieuw bekeken te worden. Dit kan leiden tot het moeten bijsturen op de uitvoering van het project of de projectopdracht en randvoorwaarden moeten opnieuw besproken te worden met de opdrachtgever.